PBS v2 funksjonalitet for å håndtere inn- og utlevering av nøkler via Sharebox.
Med Sharebox-integrasjon i PBS v2 kan verkstedene håndtere inn- og utlevering nøkler med kunder på en sikker måte, også utenfor verkstedets åpningstid. Kundene mottar sms med link og verksted bruker app eller webportal til Sharebox for å åpne, hente ut og legge inn nøkler.
PBS v2 integrasjonen booker automatisk en luke i nøkkelautomaten, sender SMS med link til kunde og holder oversikt på inn-/utlevering via nøkkelautomaten.
Denne bruker guide omhandler håndtering av Sharebox-funksjonaliteten integrert med PBS v2.
Se egen veiledning om bruk av Sharebox portalen.
Bruker guide for PBS v2 og Sharebox
Sharebox-funksjonalitet på serviceordre finnes under menyknappen ‘Integrasjoner’:
- Innlevering, selvbetjent av kundene
- Funksjon uten forhåndsbooking, kundene gjøre alt selv på automaten
- Innlevering av kundebiler/nøkler
- Funksjon for å håndtere innlevering fra kunde med SMS og link
- Utlevering av kundebiler/nøkler
- Funksjon for å utlevering til kunde med SMS og link
- Annullere utlevering til kunden
- Funksjon som annullerer utlevering og nullstiller luke
- Åpne logg for inn-/utlevering
- Oversikt med liste på inn-/utlevering på ordren
- Kontrollere og bekrefte betaling
- Funksjon for å manuelt oppdatere Sharebox-status etter mottatt betaling, og nullstille automat/luke
Innlevering av nøkler
Denne funksjonen benyttes ved forhåndsbooking med SMS/link når kunde skal levere bilen.
- Åpne aktuell serviceordre til kunde
- Klikk på ‘Bruk Sharebox – lever nøkler’ på integrasjons-menyen
A: SMS sendes til kunde med beskrivelse om innlevering av nøkler, og link for å åpne. Kvittering for utsendt SMS vises:
B: Sharebox-status og skap-nr som ble tildelt vises på ‘Sharebox-fanen’.
Status blir ‘Venter på nøkler’:
-
- Klikke på linken i mottatt SMS
- Skrive inn ID-nr som står på automatene
- Trykk på en blinkende knapp på automaten, legge inn og trykk på knappen
‘Sharebox-status’ på ordre endres til ‘Nøkler i skap’:
Verkstedet åpner med ‘Sharebox-app’ og henter ut nøklene.
Status blir oppdatert på ordre til ‘Nøkkel hentet av ansatt, og nullstilles for ny inn-/utlevering.
Innlevering av nøkler med 4-stegsrutine
SMS for innlevering av nøkler kan også sendes som en del av den daglige 4-stegsrutinen.
Ved åpning av ordrelisten fra 4-stegsrutinen finnes det nå en kolonne for ‘Sharebox-sms’:
Ved å sette hake i feltet, sendes Sharebox-sms med reservasjon av luke i stedet for ordinær påminnelses-sms når funksjonen ‘Send SMS’ utføres fra 4-stegs rutinen.
PBS vil først kontrollere om det finnes ledig luker i Sharebox. Dersom det ikke er ledige luker vil dette varsles og ingen SMS blir sendt. Listen må justeres, og funksjonen ‘Send SMS’ må bekreftes på nytt.
Når det er ledige luker sendes SMS, luke reserveres og ordrene oppdateres. PBS kvitterer hvor mange sms’er som er sendt.
Planlegging av ordre for innlevering via Sharebox
Dersom man ønsker å merke ordren med Sharebox-sms på et tidligere tidspunkt, som f.eks. ved planlegging, settes haken for ‘Sharebox’ i dette feltet på jobb-linjen:
Haken vil da være satt på ordren/jobb i 4-stegsmenyen.
Kansellere Sharebox-reservasjon
En Sharebox-reservasjon kan når som helst kanselleres fra Sharebox-menyen ved å bruke funksjonen ‘Kansellere Sharebox-reservasjon‘ på integrasjonsmenyen (se over). Funksjonen kansellerer reservasjonen og frigjør luker i automaten. Kanselleringen kvittereres:
Ingen sms sendes til kunde.
NB! Kansellering utføres selv om det kan være innleverte og/eller ligge klart nøkler for utlevering i automaten. Åpne ved å benytte Sharebox-portalen, eller Sharebox-appen, hent ut nøkler før kansellering.
Utlevering av nøkler uten betaling
Denne funksjonen benyttes når nøkler skal utleveres til kunde, uten betaling for verkstedarbeid.
- Åpne aktuell serviceordre til kunde
- Klikk på ‘Bruk Sharebox – hent nøkler’ på Integrasjons-menyen
Spørsmål om mobilbetaling også skal sendes kunde vises:
Sms-utsendelsen bekreftes med kvittering, luken reserveres og ordren oppdateres med automat-nr og status ‘Nøkkel som skal hentes’:
Kunde kan nå åpne Sharebox-automaten fra linken mottatt sms som beskrevet over og hente nøkkel. ‘Sharebox-status’ på ordre blir oppdatert til ‘Nøkkel hentet av mottaker’ og luken nullstilles automatisk.
Utlevering av nøkler med betaling
Denne funksjonen brukes for utlevering av bil/nøkler til kunde samtidig som kunde betaler faktura for utført arbeid. Det vil ikke være mulig for kunde å åpne automaten og hent ut nøklene før betaling er gjennomført. Dette håndteres automatisk av PBS - Sharebox integrasjonen.
Funksjonen sender derfor 2 sms-er til kunde:
- Betalings-sms med link til mobilbetaling
- Sharebox-sms med link for å åpne automaten.
Kunde vil motta begge sms-er samtidig, men kan først åpne fra Sharebox sms med link før betalingen er gjennomført.
Beskrivelse av funksjonen:
- Åpne aktuell serviceordre til kunde
- Klikk på ‘Bruk Sharebox – hent nøkler’ på Integrasjons-menyen
- Spørsmål om mobilbetaling også skal sendes kunde vises:
Svar ‘Ja’ for å sende begge sms-er og reservere luke i automaten.
Kontrollspørsmål for betalings-sms vises, svar ‘Ja’ for å sende betalingslink:
Begge sms-er kvitteres. Luke reserveres og ordre oppdateres med mobilbetalings-status ‘SMS Sendt’. Sharebox-status oppdateres til ‘Venter på betaling’, og automat ID. vises:
Kunden gjennomfører betaling med linken mottatt i betalings-sms.
Betalingsstatus blir endret på ordren til ‘Betaling utført’.
Sharebox-status blir oppdatert til ‘Nøkkel som skal hentes’.
Luken vil nå være tilgjengelig for åpning av kunden:
Kunden åpner og henter ut nøklene i automaten med bruk av linken i mottatt Sharebox-sms, som beskrevet over.
‘Sharebox-status’ på ordre blir oppdatert til ‘Nøkkel hentet av mottaker’ og luken nullstilles.
Liste over Sharebox-ordre på startsiden i PBS v2
På startsiden (rollesenter for kundemottaker) er det nå en faktaboks som viser antall aktive Sharebox-ordre:
Klikk på boksen for å vise aktive Sharebox-ordre:
Klikk på ordrenr på vanlig måte for å åpne ordre.
Filtrering av ordrelisten endres ved å klikke på denne pilen:
